入退社手続きって何をすれば良い?具体的な手続き内容を解説します!

入退社手続きとは?

従業員の入社手続きにおいては卒業証明書、年金手帳など従業員が提出する書類や雇用契約書や誓約書などの入社時に締結しておくべき書類、年金事務所への健康保険・厚生年金被保険者資格取得届の提出、ハローワークへの雇用保険被保険者資格取得届の提出などの手続きなど様々なやるべきことが発生します。これは退社時も同様に色々な手続きが発生します。

入社手続きで行うこととポイント

  1. 各種システムへのデータ入力
  2. 必要な貸与物や備品の準備(必要があれば発注)
  3. 必要な書類を持参してもらう
  4. 必要な書類を記載してもらう
  5. 会社ルールの説明
  6. 貸出物や備品の供給
  7. 社会保険(健康保険・厚生年金)の資格取得・税金関係の手続き
  8. オンボーディング施策の実施

①各種システムへのデータ登録

入社が決まってから初回出社日までに完了しておくと良いことに各種システムへのデータ登録があります。

勤怠管理システム、給与計算システム、経費清算システム、稟議システム、メールアドレス、社内コミュニケーションツール等々が例として挙げられます。入社までにスムーズにこれらを整えるために、事前に必要な情報を取得しておくと良いでしょう。

⑤会社ルールの説明

  • 就業規則
  • 各種システムの使い方の説明
  • オフィスの案内、使い方
  • 各部署の説明

このあたりは入社時に時間をとって丁寧説明しておくと、新入社員も働きやすいですし、良い印象を抱くでしょうし、既存社員も基本的なことをバラバラと説明する手間も省けます。

本項目について私がやってよかった施策としては、就業ハンドブックとして会社ルールをまとめたドキュメント作成することです。

一度、作成してしまえば、それを元に説明を人事責任者ではなく担当者レベルでも行うことが出来るようになりますし、入社後も不明点があればこちらを確認することで多くの疑問点が解決出来ます。

⑦社会保険(健康保険・厚生年金)の資格取得手続き

雇用保険

「雇用保険被保険者資格取得届」を入社した月の『翌月10日まで』に「所轄のハローワーク」に提出します。

健康保険と厚生年金保険

「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」は入社した日から『5日以内』に「年金事務所」に届け出をします。また、健康保険については被扶養者がいるときは「健康保険被扶養者(異動)届」も必要です。

メモ
60歳未満の配偶者が国民年金第3号被保険者になることを希望した場合は「国民年金第3号被保険者届」の手続きも行います。

税金関係

住民税・所得税の手続き

住民税は前職がある人にはこれまでの徴収方法(一括納付、または特別徴収)を確認し、市町村で手続きをします。

また、所得税は扶養する親族がいる場合は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を基に給与の源泉所得税を算出します。

「源泉徴収簿」の作成

「源泉徴収簿」の作成も必要です。前職がある人には、以前の職場から「給与所得の源泉徴収票」が本人に交付されているので入社の時点で提出してもらいましょう。「年末調整のときに回収すればよい」と考えると本人が「紛失した」など支障を来すことが少なくありません。

⑧オンボーティング施策の実施

具体的なオンボーディング施策としては下記のような施策が挙げられます。

  • ウェルカムランチの実施
  • 歓迎会の実施
  • メンター制度の導入
  • 同期会の実施

特に入社して間もない時期は誰しもが不安を持っているのでウェルカムランチや歓迎会を実施することで、自分がこの組織に歓迎されていることを感じてもらったり、同じ職場で働く人間とのウェットなコミュニケーションをする機会を作ったりすることは非常に有益だと思います!

ぜひ、この辺りも入社時のイベント・プログラムとして検討してみてはいかがでしょうか!

入社時に提出が必要な書類

入社時に持参する必要がある書類

  • 年金手帳
  • 個人番号(マイナンバー)
  • 雇用保険被保険者証(前職がある場合)
  • 源泉徴収票(前職がある場合)
  • 健康診断書(※)
注意
前職で健康診断を受診している場合、3か月以内に健康診断を受けた項目については、その結果を提出することも可能。但し、その健康診断にて必要とされる検査項目を受けてない場合、新たに検査が必要。

入社時に提出する書類

  • 雇用契約書
  • 扶養控除等申告書
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 給与振込依頼書

場合によっては提出する必要がある書類

  • 従業員調書(履歴書での代用も多い)
  • 入社誓約書
  • 住民票記載事項証明書
  • 卒業証明書(卒業見込み証明書)

退社手続きで行うこと

  1. 退職意向の表明を受ける
  2. 退社日の決定
  3. 退職届をもらう(退職理由確認)
  4. 健康保険任意継続希望について確認する
  5. 住民税徴収方法について確認する
  6. 貸与物の受取・回収
  7. 年金手帳を提出してもらう(会社が保管している場合は不要)
  8. 退職証明書を交付する
  9. 雇用保険の資格喪失手続き
  10. 社会保険の資格喪失手続き
  11. 退職者に離職票を交付する
  12. 退職者に源泉徴収票を交付する

このように退社手続きで行うことはかなりの数があるので①退職意向の表明を受けるところから順を追って手続きが必要が不要かについて検討を行い、ひとつひとつ潰し込んでいきましょう!

③退職届をもらう(退職理由確認)

退職の意思表示は、必ずしも書面である必要はなく、口頭でもよいですが、多くの職場で退職届の提出を求めています。その理由としては退職の意思や事実を明確にすることで、後々のトラブルを防ぐためです。

注意(退職届がないと...)
 ・退職するなんて言ってない
 ・本気で言っていた訳ではない
 ・不当解雇だ
 ・退職日はその日ではない

このようなコミュニケーションとなりトラブルを避けるために退職届は受け取っておくべきです。

就業規則等に「退職の申出は書面による」と定めるなど、労働契約の一部として前もってルール化しておくのがおすすめです!

⑤貸与物の受取・回収

受取・回収すべき貸与物等
・入館証、カードキー、鍵
・健康保険証
・社員証、社章
・名刺
・パソコン
・その他書類、備品

このように退職者から受取・回収すべきものは多岐にわたる可能があるので、一度チェックリストを作成して漏れがないようにしておきましょう!

⑨雇用保険の資格喪失手続き

本人が「離職票」の交付を希望しているときや59歳以上の人が辞めるときには「雇用保険被保険者離職証明書」の作成が必要です。

資格喪失届に離職証明書を添えて所轄のハローワークに提出するとハローワークから「離職票」が交付されるので本人に渡してください。なお、被保険者喪失届の提出期限は『翌日から起算して10日以内』です。

⑩社会保険の資格喪失手続き

健康保険と厚生年金保険

「資格喪失届」の提出
退社の事実が発生してから『5日以内』にそれぞれの「資格喪失届」を提出することが必要です。

健康保険と厚生年金保険「健康保険脱退証明書」の作成
また、国民健康保険への切り替えなどに必要な「健康保険脱退証明書」を作成し、本人に渡します。

「健康保険任意継続」の手続き
なお、「健康保険任意継続」を希望する人も少なくありません。健康保険に2か月以上の加入などの利用条件を満たす人には希望を確認してください。手続きは年金事務所で行います。

住民税

住民税を「特別徴収」の方法で給与から天引きしていた場合は、市町村に「給与支払報告に係る給与所得異動書」を提出する必要があります。

⑫退職者に源泉徴収票を交付する

所得税の「源泉徴収票の交付」は退職の日から1か月以内です。

まとめ

このように入社手続きも退職手続きもそれぞれ行うべきことは多い。そのため、入退社が発生した時にスムーズに手続きが進められるようにチェックリストやマニュアルを作成することをおすすめします!

また、最近ではこういった部分をクラウド上で行うことが出来るサービスも増えてきており、紙ベースで対応することがなくなるだけでも新入社員・人事担当者のストレス軽減・作業効率のアップが図れるのではないでしょうか!

そのあたりの導入もぜひ検討してみてください!