【例文付き】事務職の3つの評価項目と人事評価・自己評価コメントの書き方

この記事では、事務職の人事評価・自己評価の書き方にお悩みの方に向けて、

事務職の社員を評価・自己評価する際の「大事な3つの評価項目」「評価コメント・改善点の例文」について解説します。

事務職の評価で重要なのは、事務職の仕事が数値化できる成果が少なく、他の職種と評価ポイントが違うことなんです。

なので、そういう事務職の特徴があるので、実は目に見えにくい丁寧な取組み姿勢を評価してあげる必要があるです。そこも踏まえて、解説していくので、最後まで読んでみてください!

しろくま先生

事務職の特徴をおさえた評価のポイントを知っておくことで、効率よく、為になるフィードバックを行うことができますよ。

事務職の評価をする際に大事な3つのポイント

しろくま先生

事務職の仕事の特徴を踏まえると、評価では、以下の3つのポイントがあるよ!

  1. 業務効率化
  2. ミスがないか
  3. 丁寧な応対

なぜなら、事務職の仕事は、数値化できる成果がなく、単純業務を着実に、効率的にこなすことが求められるからです。

なので、事務職の評価では、日頃の行動や改善ができているかに着目しましょう。

しろくま先生

では、それぞれの評価項目について説明していくよ!
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事務職の評価項目1:業務効率化

事務職の評価では、業務の効率化がポイントとなります。

事務職の仕事では、ルーティーンワークが多く、ダラダラと仕事をしてしまいがちだからです。

なので、通常業務を滞りなく行えているか、単純作業を効率的に取り組むための改善を行っているかをチェックしてみましょう。

チェックポイント

  • 締め切りまでに業務を完了できているか
  • 業務の効率化を図り、作業時間を短縮しているか
  • 業務効率案をチームに共有し、部署全体での業務効率化を図っているか

しろくま先生

以上のポイントを押さえて、評価コメント・改善点の例文を見てみよう!

評価コメント・改善点の例文

評価コメントの例文
  • 締め切りの3日前には作業を完了しており、業務を素早く実行している。
  • 新しい仕事のマニュアルを作成し、作業の引き継ぎを効率化している。
改善コメントの例文
  • エクセルを活用し、自分の単純業務は自動化できている。それを部署全体にも浸透させ作業効率化を図れるともっといい。

しろくま先生

次は、自己評価の例文を見てみよう!

自己評価の例文

自己評価の例文
  • メール文面をテンプレート化することによって、30分以上かかっていた作業を15分でできるようになった。
改善コメントの例文
  • お昼休みの後は眠気によって作業効率が落ちている。腹八分目にしてコーヒーを飲むことで改善したい。

事務職の評価項目2:ミスがないか

事務職の評価では、ミスがないかがポイントとなります。

なぜなら、事務職の業務には、データや数値管理といったルーティーンワークが多く、ミスが多発しやすいからです。

特に総務や労務では、給与や勤務時間などの計算ミスが社内でのトラブルに繋がることがあります。

なので、「日頃の業務でミスを多発していないか」、「ミスの数を減らすことができているか」を評価の際に振り返りましょう。

チェックポイント

  • 誤字脱字のチェックをしっかりしているか
  • データ・数値の入力にミスがないか
  • 物の管理ができており、紛失していないか
  • 伝言を忘れずに伝えられているか
  • ミスを減らす工夫をしているか

しろくま先生

以上のポイントを押さえて、評価コメント・改善点の例文を見てみよう!

評価コメント・改善点の例文

評価コメントの例文
  • ミスがないか確認を何度も行っており、誤字脱字のミスを週間5件ほどから2件に減らすことができている。
  • 口頭で指示したことも着実にこなせている。
改善コメントの例文
  • 通常業務のミスは減っているが、イレギュラーな業務に対して細かいミスが多い。イレギュラーでも確認を徹底しましょう。

しろくま先生

次は、自己評価の例文を見てみよう!

自己評価の例文

自己評価の例文
  • 時間をおいてチェックすることによって、誤字脱字のミスを減らすことができた。
改善コメントの例文
  • 資料を紛失してしまい、関係者に迷惑をかけてしまった。フォルダや書類をカテゴリーごとに整理するようにしたい。

事務職の評価項目3:丁寧な応対

事務職では、丁寧な対応ができているかが評価のポイントとなります。

なぜなら、丁寧な対応ができていないと会社のイメージダウンに繋がってしまうからです。

なので、お客様や来客に対して笑顔で対応できているか、相槌を打ちながら話が聞けているかなどが評価のポイントとなります。

チェックポイント

  • 笑顔で挨拶・対応ができているか
  • 相槌を打って話を聞いているか
  • 丁寧な言葉遣いができているか
  • 認識に齟齬がないか確認できているか
  • 落ち着いて対応できているか

しろくま先生

以上のポイントを押さえて、評価コメント・改善点の例文を見てみよう!

評価コメント・改善点の例文

評価コメントの例文
  • お客様からの要望をしっかりと聞き、丁寧な言葉遣いで対応ができている。
  • 笑顔で明るく対応しており、お客様にも、周りの社員にもいい影響を与えている。
改善コメントの例文
  • お客様の対応でのミスが多い。認識の齟齬がないか確認を丁寧に行うことで改善できるでしょう。

しろくま先生

次は、自己評価の例文を見てみよう!

自己評価の例文

自己評価の例文
  • 常に笑顔を意識すること、理解できているか確認しながら説明することを心がけている。お客様アンケートでは、「笑顔で明るく、丁寧に説明をしてくれたので安心できた」と回答してもらえた。
改善コメントの例文
  • お客様から急を要する対応を求められた時に取り乱してしまい、ミスをしてしまった。トラブルにも落ち着いて行動するよう意識します。

事務職を上手く評価・マネジメントするには

このように事務職を評価するときに大切なのは、

業務内容に対して、事務処理をミスなく丁寧に実行することと効率化を両立させるようなポイントを評価することです。

このあたりが上手く出来ないという方は、コーチングスキルを身につけることを通じて、マネジメント力を高めることを検討してみても良いと思います!

事務職は、細かい仕事も多く、些細なミスも許されないため、ストレスを溜めやすい傾向もあり、それを踏まえてのコミュニケーションなど、一定のマネジメントスキルが必要なんです!

しろくま先生

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ペンギンくん

しろくま先生

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しろくま先生

以上が、事務職を評価するときに重要な3つのポイントです!

まとめると次の通りです!

  1. 業務効率化
  2. ミスがないか
  3. 丁寧な応対
事務職では、業務の効率化と事務処理のミスのなさ、丁寧さを両立させるような評価してあげることが大切なんですね…!

ペンギンくん

しろくま先生

そうなんです!

評価コメントを通じてその気付きを与えてあげることが重要ですよ!

事務職の評価・フィードバックで日頃の業務を振り返り・改善することで、業務の生産性向上などにつながります。

評価のポイント・コメント例文を参考にしてみると良いでしょう!

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