部下への指示の仕方で変わる!成果を上げる組織を作るマネジメントのコツ13ポイント

  • 部下が指示通りに動かない
  • 部下の仕事が遅い
  • 部下に舐められる

といったお悩みはよくありますよね。部下への指示の仕方を変えるだけで、部下が指示した仕事を素早くこなし、成果を上げる組織を作ることができるんですよ。

この記事では、成果が上がる「部下への指示の仕方」について解説します。

しろくま先生

指示内容の伝え方・フォローの仕方、指示する際のスタンスのポイントをお伝えするので、最後まで読んでもらえれば成果が上がる部下への指示の仕方を知ることができるよ!
こんな人におすすめ!
  • 部下への指示の仕方のコツを知りたい上司
  • 成果を上げる組織作りにお悩みの経営者
  • マネージャー研修を検討している経営者

指示内容の伝え方

しろくま先生

まずは、基本の指示内容を伝える際のポイントについて説明します!

部下が仕事を素早くこなし、成果を上げるためには、仕事内容を伝える際に仕事の目的や期日、ゴール、ステップを明確に伝えることは重要です。

なぜなら、上司がどんなものをいつまでに求めているのか理解していないと作業に迷いが生じて作業が止まったりその都度確認する時間と工数がかったり、非効率的になります。

なので、まず仕事内容を指示する段階で目的・内容・手順を伝える必要があります。

仕事の目的・背景を伝える

上司が部下に与える仕事は、分業した仕事の一部であることが多いです。そのため、部下には仕事の全体像を伝え、なぜその仕事をするのか「Why」を理解した上で取り組んでもらうことが重要です。

その理由は、なぜやるかを理解していないと目的からズレたり、判断軸がなく迷ってしまうからです。

目的を伝えることで、上司が部下に対して与える仕事が、どのような場面で利用されるもので、どういう判断軸で行うべきか明確にしましょう。

悪い例
営業ツールを調べておいて。
良い例

会社として営業力を強化するためにツール導入が必要で、会議で検討するから営業ツールを調べておいて。

このように、指示の目的を明確に伝えることで、

  • 営業力が上がるツールを見つけないといけないのか
  • 会議で使用するから説明できるように詳しく調べないといけないなぁ

といったことが分かり、部下は、目的に沿った行動・判断ができるようになります。

POINT
  • 仕事がどのような役割を持つのか
  • どんな場面で活用させるのか

期日を明確に伝える

指示内容を伝える時は、仕事をいつまでに済ませないといけないのか明確な日時を伝えましょう。

時間が明確になっていないと、部下は後回しにしてしまい、期限に間に合わないということが起きてしまいます。

悪い例

来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを調べておいて

良い例

来週の火曜の会議で共有するから営業ツールを明後日の15時までに調べておいて

「来週の火曜の会議で使うから」という言葉では、明確な期日が伝わりません。なので、会議のギリギリに提出し、資料が間に合わないといったことも起きるかもしれません。なので、明確な日時を伝えることが大事です。

POINT
  • 期日を日時指定で伝える

ゴールを明確にする

指示する際には、どの程度まで進めるべきかというゴールが明確でないと部下はどこで切り上げればいいか理解できません。

期待していたものに満たない、もしくは余分な作業までやってしまっていたといったことがないよう、どの程度までやるか明確に指示しましょう。

悪い例

来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを調べておいて。

良い例
  • 来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを5社ほどリストアップしておいて
  • 来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを5社絞って見積もりを出しておいて

「調べる」という曖昧な言葉ではなく、リストアップするのがゴールなのか、見積もりを出すところまでがゴールなのか明確に伝えましょう。

POINT
  • 数字で具体的に伝える
  • どの程度まで進めるのか伝える

見本を見せる・イメージを伝える

どんな感じのものを成果物として求めているのか例を示して伝えると、より正確に指示が伝わり、修正工数を減らすことができます。

特に資料作成などの言葉で表しにくいものは、構成・内容やデザインの見本を見せないとうまく伝わりません。

悪い例

来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを調べて表にまとめておいて。

良い例

来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを調べて、こういう感じの費用と機能が載った背景が白で線が青の表にまとめておいて

このように、見本を見せながら指示を出すことによって、

  • 費用と機能をまとめるのか
  • 背景が白で線が青の表を作らないといけない

と伝わります。

このように、見本を見せてイメージを伝えることによって指示がよりが具体的になり、部下や迷ったりその都度確認する必要がなく、スムーズに作業を進めることができます。

POINT
  • 構成・内容を具体的に伝える
  • 希望するデザインの特徴を伝える

判断軸を伝える

迷った時に何を優先するのか判断軸や優先事項を明確に伝えましょう。判断軸・優先順位を伝えることによって、迷って手が止まったり上司に確認を取る手間を省けます

悪い例

来週の火曜の会議で使うから、営業ツールをリストアップしておいて。

良い例

来週の火曜の会議で使うから、営業ツールを①予算〇〇円以内②高機能③使いやすい④一ヶ月以内に導入できるものに絞ってリストアップしておいて。

このように、優先順位や程度を数字で表して判断軸を明確に伝えることで、行動を選択しやすくなります。

POINT
  • 金額・期限などを数字で伝える
  • 優先順位を伝える

ステップを明確に伝える

部下が早く仕事を済ませ、成果を上げるには、上司は、部下にどういう手順で、それぞれいつまでにどの程度作業を進めるのかを明確に伝える、理解させることが重要です。

なぜなら、手順をを曖昧に伝えてしまうと、作業に遅れが出たり、無駄な修正が発生したりします。

悪い例

まずは営業ツールをリストアップしておいて。

良い例

STEP1:今日中に調べてリストにまとめる
STEP2:明日上司のチェックをしてもらう
STEP3:明後日修正も加味して正式提出

この手順でやってみて。

このように段階と期日を伝えることで、部下は作業の計画を立てることができます。

さらに良い指示をするには?

「まずはリストアップをしておいて。後でリストアップしたものを表にまとめてもらうよ。」

というように、次にどんな指示を出すのかもセットで伝えると、後の工程を意識しながら作業することができます。

例えば、

「後で表にまとめないといけないから、リストアップする際に費用と機能をメモしておこう」

というように、後の作業を効率よく進めるための工夫をすることができます

POINT
  • いつまでに何をするか手順例を伝える
  • 次の工程もセットで伝える
指示内容を伝えるには、5W1Hを意識して、

  • Why (なぜ):目的・背景
  • What (何を):対象
  • Who (誰が):担当者
  • When (いつ):期日
  • Where (どこで):実施場所
  • How (どのように):ステップ・程度・成果物イメージ

を伝えるのが大事なんだね。

ペンギンくん

しろくま先生

そうだね。曖昧な伝え方だとかえって作業効率が悪くなるから、最初の伝え方が肝心だよ。

しろくま先生

でも、さらにやってみてから疑問点が湧いてきたり、目的からズレてくることもあるからフォローが大事だよ!

フォローの仕方

上司は、部下が作業を始めた後も指示通り・滞りなく作業が進むようサポートする必要があります。なぜなら、作業の途中で不明点や障害があって作業が止まってしまうことがあるからです。

上司は、部下が仕事をスムーズに、進捗を確認・フィードバックを行いましょう。

進捗確認|3割・6割の段階でチェックする

進捗の確認は3割・6割の段階で行いましょう。

なぜなら、早めの段階で進捗を確認し、作業に滞りがないか確認することで、作業が止まる原因となるボトルネックに気付き、早めに対処することができるからです。

進捗確認をせず、作業が完了するまで部下を放置してしまうと、「作業が間に合わない」「期待していたものと全然違う」といった問題が起きてしまいます。

仕事を3割ほど進めてみて不明点やボトルネックがないか確認し、さらに6割ぐらい完成したところで確認し、改善点があれば示します。そうすることで作業を円滑に進めたり、仕事のやり直し工数を減らすことができます。

POINT
  • 不明点をクリアにする
  • ボトルネックがあれば排除する
  • 次のアクションを決定・指示

ボトルネックの種類には、以下のようなものがあります。

  • 目的・ゴールが不明確
  • 次にやることが不明確
  • リソース不足
  • 他部署が動かない

目標・ゴール、次にやることが不明確だと、どの程度まで作業を行うべきか、次に何をすべきか判断に迷って作業が止まってしまいます。

リソースが不足しているのであれば、リソースを増やしたり、期限を伸ばすといった対応を行いましょう。また、他部署が動かないのであれば、他部署とコンタクトをとって調整をお願いするといった、部下の立場では動かせない問題に素早く対処する必要があります。

フィードバック|正誤・改善点を明確に伝える

上司は、現状の進捗に対してフィードバックを行い、改善を促します。その時に、どこまでが正しくできていて、どこを改善すべきか明確に伝えましょう。

また、できない部下を否定したり、頭ごなしに叱ったりしてはいけません。

なぜなら、フィードバックが曖昧だとどこをどう直せばいいのか分からず、作業が止まってしまう、部下に精神的苦痛を与えてしまうからです。

悪い例
  • 何やってるんだ、全然違うだろ、だからお前はダメなんだ!!!!!
良い例
  • 現状だとここまでは良いけど、この部分が良くないよね。だからこれをこう変えてみよう!

以上のように、悪い例では、どこをどう直せば良いのか分からない上に、人格を否定され、やる気をなくしてしまいますね。

POINT
  • 具体的なポイントを説明
  • 人格を否定しない
  • 感情的にならない
進捗確認でなるべく早く問題に対処して、改善点があればどこをどのように変えればいいか明確に伝えることが大事だね!

ペンギンくん

しろくま先生

そうだね。さらに、指示内容とフォローをするる時に、上司としてのスタンスも大事だよ。

指示する際のスタンス

上司・部下の関係は、組織で決められたルールです。

部下が上司に対して背いたり、ふざけた態度を取って、そのルールを乱すことは組織として効率的に成果を上げることを妨げます。

指示を出すことが難しい部下の属性として、以下のようなパターンがあります。

  • 部下が上司よりも年上
  • 部下の方が上司よりスキル(知識)がある

といった場合もあります。そういった場合も含めて部下をマネジメントする上で重要なスタンスがあります。それぞれについて詳しく説明していきます。

しろくま先生

指示をする際のスタンスのポイントは、以下の5つだよ!
  1. 自分が上司であることを発言・態度に示す
  2. 部下を尊重する
  3. 部下にお願いをしない
  4. 指示範囲外の仕事は許可を求めさせる
  5. 判断軸・考え方について繰り返し伝える

自分が上司であることを発信・態度に示す

まず、上司は、部下が指示に従うよう、自分が上司であることを態度で示さなければなりません。

上司と部下があまりにも権威性を示さない・仲が良すぎると、上司を小馬鹿にしたり文句を言ったりするようになるからです。

上司・部下の関係であることを意識させ、部下が指示を全うさせるためにできることとしては、以下のようなものがあります。

POINT
  • 上司は部下にタメ口を使わせない
  • 上司は無闇に飲み・遊びに誘わない

部下が上司に対してタメ口を使うことを許してしまうと、そこから部下が上司に対して馴れ馴れしく口出しをしたり勝手な行動を取るようになってしまいます。

また、上司と部下のコミュニケーションは大事ですが、毎日のように飲み・遊びに行くような仲になってしまうと、上司・部下の関係のはずが友達と勘違いするようになってしまいます。

なので、成果を上げる組織を作るには、上司・部下は上下関係であることを普段の発言・態度で示すことが重要です。

注意
上司・部下の上下関係は保たなければいけませんが、決して上司が部下に対して権力を振るっていいということではありません

上司と部下は、組織で行動する中でのルール上の関係であり、上司は部下をルール(仕事の指示)に従わせる責任を負っているだけです。

「マネジメントの父」とも呼ばれるオーストリア人経営学者であるピーター・F・ドラッカーの著作でも「上司は、権力ではなく責任を持つ」と唱えられています。

マネジメントはもともと権力をもたない。責任を持つだけである。その責任を果たすために権限を必要とし、現実に権限を持つ。それ以上のなにものももたない。

出典:「マネジメント」P.F.ドラッカー

部下を尊重する

上司・部下という上下関係といえど、互いに尊重を持って指示をするスタンスが大事です。

なぜなら、上司も部下に対して尊重する姿勢がないと、高圧的な態度をとったり、貶すといったパワーハラスメントに発展することもあります。

POINT
  • 部下の意見を聞いて正しく判断する
  • 部下の能力を生かす

上司だから自分の方が「優秀だ」「必ず正しい」といった考えは持たず、部下の秀でたところも認め、真っ当な意見は取り入れたり、その部下の能力を生かした仕事を与えることが重要です。

部下の弱みに目を向けることは、間違っているばかりか無責任である。上司たるものは、組織に対して、部下一人ひとりの強みを可能なかぎり活かす責任がある。部下に対して、彼らの強みを最大限に生かす責任がある。

出典:「経営者の条件」P.F.ドラッカー

部下にお願いをしない

上司が、部下に

  • この仕事大変だけどお願いできませんか?
  • 無理な指示をして申し訳ない

というような、仕事の指示をする・終えるたびにお願いをする・詫びる・感謝するといった態度をとってはいけません。

なぜなら、部下は組織のルール上、上司の指示を断ったり、指示に反くことをしてはいけないからです。

それなのに上司が部下に対して低姿勢で指示を行ってしまうと、

  • 上司の指示を断ってもいい
  • 上司の指示に背いてもいい
  • 嫌な仕事を引き受ければ上司から見返りがある

上司と部下の関係についてこのような錯覚を起こしてしまいます。

上司が部下に与えた仕事を遂行することが部下の責任であるため、部下の感情にかかわらず遂行させなければなりません。

成果を上げる組織では、部下が好き嫌いで仕事への姿勢を変えるようなことはありません。

なので、上司が指示した仕事を遂行するのは当然守るべきルールであると認識させましょう。

POINT
  • 上司の指示した仕事を遂行することは当たり前だと認識させる

指示範囲外の行動は許可を求めさせる

部下が、上司が指示した行動以外の仕事を行う際には許可を求めさせるようにしましょう。

なぜなら、部下が

  • 他のメンバーの仕事を手伝う
  • 自己判断で仕事を行う

といった、上司の指示範囲外のことを勝手にしてしまうと、上司が用意した仕事の進捗に遅れが出たり、必要ない仕事に時間をかけてしまうことになるからです。

また、そういった勝手な行動を少しでも許してしまうことで、部下が上司の指示を聞かなくなってしまったり、ふざけた態度を取るようになってしまいます。

部下が許可を求めてきた際には、作業に余裕がある場合、その仕事が必要であると判断できれば、上司の責任のもと部下に許可を与えましょう。

POINT
  • 上司が指示した仕事以外のことをしないようマネジメントする
  • 上司が指示した仕事以外で必要であれば許可を与える
  • 許可した仕事に対して上司が責任をとる

上司が部下に仕事を与え・管理をするという組織上のルールを守り、組織として成果を上げるために、上司は、部下が勝手な行動を取らないよう、管理することが上司の責任です。

判断軸・考え方について繰り返し伝える

上司は、部下に大事なこと・上司が普段使っている判断軸や考え方について伝えることが重要です。

なぜなら、部下は、上司の判断・考え方のもとに部下に指示・評価を受けるからです。

日頃から判断軸や考え方について伝えておくことで、部下は上司の指示の意図やどうすれば評価させるかを理解し、それに即した行動を取るようになり、部下が早く成長します。

POINT
  • 指示内容を伝えるとき
  • 部下が判断に迷いが生じた時
  • フィードバックの時

に判断軸・考え方について繰り返し伝える

部下が上司の指示に従い、成果を上げるようにするためには、部下を尊重しながらも適度な上下関係のバランスを取ったスタンスが大事なんだね!

ペンギンくん

しろくま先生

上司は部下に対して指示・管理する、部下は上司の指示に従うといったそれぞれの責任を持っていることを忘れてはいけないよ!

まとめ

POINT
  • 指示内容を伝える時には、5W1Hを意識して、仕事の目的・期日・成果物イメージ・判断軸・ステップなどを明確に伝えないといけない
  • フォローする際には、「3割・6割の段階で確認する」「正誤・改善点を明確に伝える」ことによって、ボトルネックの排除・軌道修正を行う
  • 指示する際のスタンスは、部下を尊重しながらも、適度な上下関係保つことが重要

部下が指示した仕事を素早くこなし、成果を上げるために、これらの指示の仕方を明日から実践してみてください!

こういった指示の仕方やスタンスは、マネージャー研修を行い、全社で統一するのがおすすめです。

なぜなら、

  • 指示の仕方・スタンスが上司によって違うと混乱が起きる
  • 上司の考え方やスタンスが会社のカルチャーを形成する

といった理由があります。

なので、指示の仕方やスタンスをマニュアル化したり、マネージャー研修を行うといいですよ!