給与明細電子化クラウドで簡単作成!給与明細を電子化するメリットとは?おすすめの給与明細電子化サービスと選び方

給与明細は、毎月従業員にいくら支払ったかや税金や保険料をいくら控除したかを知らせるために配布しますが、発行から配布までの作業は意外と手間がかかります。

そんな業務も給与明細電子化クラウドを利用すると、自動で給与明細を作成し、WEB上で明細を公開したり、自動でメール配信したりすることができます。

「給与明細を電子化するとどんなメリット・デメリットがあるの?」

「どのサービスがおすすめなの?」

という方に向け、給与明細を電子化するメリット・デメリット、おすすめの給与明細電子化サービスをご紹介します。

給与明細とは

給与明細には、以下の項目を記載します。

  1. 勤怠情報(労働時間、出勤日数、遅刻・早退時間、有休消化日数など)
  2. 支給額(基本給、手当など)
  3. 控除額(所得税、保険料など)
  4. 差引支給額(支給額 – 控除額)

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「給与明細」について詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。
給与明細とは?どんな内容が書いてある?どうやって発行するか教えます! 給与明細とは?どんな内容が書いてある?どうやって発行するか教えます!

紙媒体の給与明細発行までの手順と電子化するメリット

[紙媒体で給与明細を発行・配布する手順]

手順1
給与計算
エクセルや給与計算ソフトを使って支給額、控除額、差引支給額を計算します。
手順2
給与明細作成
エクセルでのテンプレートや給与計算ソフトで給与明細を作成します。
手順3
発行
作成した給与明細を印刷します。
手順4
配布
印刷した給与明細を封筒に入れ、従業員に直接または郵送で配布します。
 

給与明細を紙媒体で発行・配布すると「印刷」「封筒に入れる」という作業やコストが発生し、従業員数が多ければ多いほど手間がかかります。

また、各地に支店や店舗があるようなビジネスをしている場合はその手間に加えて、給与明細の郵送の手間や送料がコストとして発生します。

電子化することによってこれらの作業やコストを削減することができる上に、配布ミスや紛失も防ぐことができます。

給与明細電子化のメリット
  • 印刷作業・印刷代がいらない
  • 封筒に入れる作業・封筒代がいらない
  • 郵送作業・郵送代がいらない
  • 配布忘れ、配布ミスが減る
  • 紛失を防ぐことができ、セキュリティが向上する
  • 従業員がいつでもアクセスできる

おすすめの給与明細電子化サービス3選

SmartHR

画像参照元:https://smarthr.jp/

SmartHRは、Excelや給与計算ソフトから出力した計算結果(csvファイル)から給与明細を自動で作成してくれます。

30名までは給与明細・源泉徴収票の発行・配布手続、社会保険・労働保険手続を効率化できるスモールプランを無料で使うことができます。

スモールプランは従業員数〜50人規模の企業におすすめで、従業員数が50人以上の企業には手当の申請機能や多言語対応機能がついたスタンダードプラン、プロフェッショナルプランがおすすめです。

おすすめポイント
  • 給与明細・源泉徴収票を電子化し、WEBで公開できる
  • チャットツールと連携でき、通知ができる
  • 社会保険・労働保険手続を電子申請できる
  • 年末調整をペーパーレス化できる
配布方法WEB閲覧
データ閲覧期間制限なし
多言語対応スタンダードプラン、プロフェッショナルプランのみ
他システムとの連携CSV入出力が可能なシステム

[API連携できるもの]
・チャットツール(Slack、Chatwork、Teams)
・クラウド給与計算ソフト(free、マネーフォワード)
・一部クラウド勤怠管理システム、人事評価システムなど(人材管理データ)
サポートチャットでお問い合わせ
(無料プランの場合なし)
プランスモールプラン(30名まで無料)
スタンダードプラン
プロフェッショナルプラン
料金30名まで無料
30名〜:要問い合わせ(単価×人数)
無料トライアル(15日間)
参考 SmartHR(スマートHR)シェアNo.1の人事労務ソフトSmartHR公式ホームページ

オフィスステーション

画像参照元:https://www.officestation.jp/kyuyomeisai/

オフィスステーションは、給与明細作成から配布までに必要な機能を揃えたクラウド給与明細システムです。

給与明細だけでなく、労務、年末調整、休暇管理、マイナンバー管理の機能も組み合わせて導入することができ、必要な機能だけを揃えることができます。

おすすめポイント
  • 給与明細を電子化し、WEBで公開できる
  • 給与明細に必要な最低限の機能を導入できる
  • 労務システム、年末調整システム、有給管理システムマイナンバー管理システムも必要に応じて組み合わせて導入することができる
  • テンプレートを自由にカスタマイズできる
  • セキュリティとフォロー体制が万全
配布方法WEB閲覧
メール配信
データ閲覧期間過去3年分
多言語対応なし
他システムとの連携CSV入出力が可能なシステム
サポートサポートデスクでアフターフォロー
プラン労務、年末調整、給与明細、休暇管理、マイナンバー管理のシステムを組み合わせて導入
料金初期費用0円
従業員1人あたり最大600円/年
無料トライアル(30日間)あり
参考 オフィスステーションWeb給与明細オフィスステーションWeb給与明細公式ホームページ

IEYASU給与明細

画像参照元:https://payslip.ieyasu.co/

IEYASU給与明細は、csvファイルで給与データを取り込み、WEB上で給与明細を作成・公開することができる給与明細システムです。

社員は各自のID・パスワードでログインすることで、いつでもWeb給与明細等をスマホアプリ・WEBブラウザで確認できます。

おすすめポイント
  • アプリで給与明細を確認することができる
  • csvファイルで他システムと連携ができる
配布方法WEB閲覧
データ閲覧期間1年
多言語対応なし
他システムとの連携CSV入出力が可能なシステム
サポート有料
プラン無料プラン
料金完全無料

給与明細電子化サービスの選び方

給与明細電子化サービスを選ぶ際には、以下の点に注意してみてください。

  • 明細の閲覧方法
  • データの閲覧できる期間
  • 他システムとの連携が可能か
  • サポート
  • 料金

まとめ

給与明細は紙ベースで発行するのではなく、電子化することでも事務の効率化によるコストを削減することができる上に配布ミスや紛失を防ぐことができます。

給与明細電子化サービスは、無料で利用できるものから高機能なものまであるので比較検討して自社にあったものを導入してみてください。