採用業務がまるわかり!業務内容と気をつけるべきポイント・注意点 採用担当に向いている人とは?

採用業務って何をしているのか意外と知らない方も多いのではないでしょうか?

「採用の仕事って何をするの?」

「どんなことに気をつければいいの?」

「どんな人が向いているの?」

といった疑問にお答えします!

採用業務とは

会社が求める人材を見つけ、採用するまでには以下のような業務を行います。

手順1
採用計画
募集要項を決め、具体的な採用活動のスケジュールや内容を計画します。
手順2
母集団形成(求人)
求人募集を行います。
手順3
応募情報管理
応募者に連絡をしたり、情報を管理したりします。
手順4
選考
応募者を書類選考や面接で審査します。
手順5
内定者フォロー
内定承諾後に問題なく入社できるようフォローします。

採用計画

まず、年度の事業計画や経営方針から

  1. いつ
  2. どの部署に
  3. どんな人材を
  4. 何人
  5. どのような方法で
  6. 予算はいくらか

を決定し、具体的な採用活動のスケジュールや内容を計画します。

どんな人材を採用するかは、ジョブディスクリプション(JD)を作成して明確化するといいでしょう。

ジョブディスクリプションとは、職務の業務内容や範囲、難易度、必要なスキルなどがまとめられた書類です。

ジョブディスクリプションに記載する例としては以下のようなものがあります。

記載内容
  • ポジション名
  • 職務の目的
  • 職務の責任
  • 職務内容・範囲
  • 求められるスキル・技能・資格
  • 人数
  • 給与・待遇
  • 評価基準
  • 勤務地・勤務時間

求められるスキル・技能・資格は、全てに当てはまる人を採用・配置するのが難しいため、優先順位をつけ「MUST要件(必須ポイント)」と「WANT要件(妥協ぽポイント)」を作るといいでしょう。

POINT
採用計画を立てる際には、以下の点を意識してみましょう。。

  • 会社のミッション・ビジョンを実現するためにはどのような人材が必要か
  • 会社が求める人材を採用するためにはどのようなアピールや選考基準が必要か

編集

「採用計画」「ジョブディスクリプション」について詳しく知りたい方は下記の記事を読んでみてください!

採用計画とは?立て方は?求める人材を採用するために重要なポイントとは?

ジョブディスクリプション(JD)/職務記述書はどうやって作る?ジョブディスクリプションの目的・メリット・内容について解説!

母集団形成(求人)

自社のホームページや求人サイトなどに募集情報を載せたり採用イベントを開催することで求人募集を行います。

  1. 募集情報・スカウト文言などの作成
  2. イベントの準備

母集団形成(求人)方法

募集方法には、以下のようなものがあります。

募集方法
  • 自社WEBサイト、採用サイト、採用ピッチ資料
  • 公式SNS
  • 求人広告(就職サイト・転職サイト)
  • スカウトサービス
  • 人材紹介会社
  • ヘッドハンティング(ダイレクトリクルーティング)
  • 採用代行会社
  • 採用イベント・セミナー
  • 社員からの紹介(リファラル採用)
  • 合同会社説明会
  • 学校求人(求人票、学内合同企業説明会、推薦など)
  • ハローワーク求人
POINT
自社が求める人材を採用するためにどの手段・媒体が効率的か、予算に合うかを意識して募集方法を選びましょう。

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求人募集方法について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

中途採用の採用方法にはどんなものがある?それぞれのメリット・デメリット・使えるサービス・他社事例を紹介!

応募者情報管理

求人サイトなどから応募が来たら、応募者に説明会や選考などの連絡を行ったり、応募者の情報を管理したりします。

大量募集・大量採用する場合は、応募者の管理が難しくなってくるため、採用管理・選考管理システムを利用することをお勧めします。

注意
履歴書や職務履歴書には個人情報が記載されているため、管理をきちんとしましょう。採用担当に限らず、個人情報に触れる全ての人で管理を徹底する必要があります。

選考

応募者を書類選考や面接などを通して会社が求める人材とマッチするか審査し、内定者を決定します。

  1. 応募者に「書類選考」「面接」などの案内
  2. 「提出期限管理」「日程調整」
  3. 「書類選考」「面接選考」
  4. 選考結果の通知
POINT
  • 連絡に抜けや漏れがないようにしましょう
  • 面接の日時決定は応募者を優先しましょう
  • 合否はなるべく早く丁寧な対応で行いましょう。
注意
面接官の態度などや面接の雰囲気は、SNSや口コミサイトなどで拡散され、イメージダウンにも繋がるので注意しましょう。

内定者フォロー

中途採用の場合

内定承諾後にスムーズに入社できるよう、以下のようなフォローが必要です。

  1. 退職交渉状況の確認
  2. 引っ越しスケジュールの確認
  3. 相談

新卒採用の場合

内定承諾から入社までに期間が開くため、内定者が他社に流れてしまわないように以下のようなフォローが必要です。

  1. 会社見学・会社イベント・懇親会の開催
  2. インターン・アルバイトの実施
  3. 社内報の送付・メール
  4. 相談
POINT
入社後アンケートや内定辞退理由のヒアリングを実施することで次に活かしましょう。

採用業務に向いている人

  1. 柔軟に対応できる人
  2. 会社の魅力を伝えられる人
  3. 社内外のコミュニケーションが取れる人

採用業務では、イレギュラーが発生することが多いため、冷静に柔軟な対応ができることが望ましいでしょう。

また、求職者に会社に魅力を感じてもらえるように、会社の事業内容や社風について詳しく理解し、上手く伝えられることが求められます。

採用業務では、求職者だけでなく、他部署や他企業との日程調節や連絡などが必要なため、コミュニケーション能力が必要です。

まとめ

採用業務には、「採用計画」「求人」「応募者情報の管理」「面接・選考」「内定者フォロー」などの業務があり、会社の求める人材を効率的に採用するために各段階で工夫が必要です。

社内外との連携や求職者と接触がある採用業務では、コミュニケーション能力や柔軟性、会社を熟知して魅力を上手く伝える能力を持った人が採用業務に向いています。