クラウド型勤怠管理システムにはどのようなメリット・機能があるのか?クラウド型勤怠管理システムの選び方とおすすめ3選

働き方改革関連の法改正により、勤務時間や残業時間、有給休暇の取得情報をより正確に管理することが重要になり、便利なクラウド型勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

「クラウド型勤怠システムを導入したいけれど、たくさんあってどれがいいのかわからない…」

「どういう基準で選べばいいのかわからない」

という方も多いのではないでしょうか?

今回は、クラウド勤怠管理システムにはどのようなメリットがあり、具体的にどのような機能があるのか。

また、クラウド型勤怠管理システムを選ぶポイントとおすすめの3選をご紹介します。

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”勤怠管理”自体について知りたい方は下記の記事を読んでみてください!

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勤怠管理とは?何をどのように管理するのか?ポイントや注意点は?

クラウド型勤怠管理システムのメリット

クラウド型勤怠システムを使うメリットには、以下のようなものがあります。

  • 勤怠データの集計作業が大幅に削減できる
  • リアルタイムで勤務状況を確認することができる
  • アプリ上、ウェブ上でも打刻できるため、外回り先でも打刻できる
  • 複数人が同時に打刻できる
  • 最新バージョンに全て自動でアップデートされるため、便利な新機能が追加されたり、法改正が伴う制度にも対応できる
  • 自社サーバーにシステムを導入・アップデートを行う必要がない
  • オフィスに打刻機を設置、打刻カードを作る必要がない
  • 一人当たり数百円で利用でき、コストが低い

メリット1.勤怠データの集計作業が大幅に削減できる

クラウド型勤怠システムを使うと、従来のタイムカードのように、エクセルに直接手入力などをする必要がないので、集計などの手間が省ける上に入力ミスを防ぐことができます。

メリット2.リアルタイムで勤務状況を確認することができる

クラウド勤怠管理システムでは、PCやスマホから簡単にアクセスでき、リアルタイムで勤務状況を確認することができます。特にリモート下では便利な機能です。

メリット3.ウェブ上でも打刻できるため、外回り先でも打刻ができる

クラウド勤怠管理には、アプリやWEB上で打刻ができます。中にはGPS打刻できるものもあり、会社に行かずに営業先や取引先に直行する際に便利です。

メリット4.複数人が同時に打刻できる

一台の打刻機で打刻する場合は、同時に複数人が打刻することができませんが、複数の端末から打刻が可能なクラウド勤怠管理システムでは、同時に複数人が打刻できます。

前の人が打刻するのを待っているうちに打刻時間が過ぎてしまったなどのトラブルを防げます。

メリット5.最新バージョンに全て自動でアップデートされるため、便利な新機能が追加されたり、法改正が伴う制度にも対応できる

クラウド勤怠管理システムは、基本的に定額制でアップデートがされるため、新しい機能が追加されてさらに便利になったり、法定労働時間や残業時間など、法律が改正された際にも対応できます。

メリット6.自社サーバーにシステムを導入・アップデートを行う必要がない

Saas型のクラウド勤怠システムでは、一社ごとにシステムを導入・アップデートを行う必要がないので最短当日導入することができ、簡単です。

メリット7.オフィスに打刻機を設置する必要がない

打刻機などを設置すると場所をとってしまいますが、クラウド勤怠管理ではパソコンやスマホから打刻できるので場所をとる必要がありません。また、打刻機で打刻するにはカードが必要になり、社員が入社するごとに作成しなければなりませんが、クラウド勤怠管理システムはボタンを押すだけで打刻ができるのでカードを作成する必要もありません。

メリット8.一人当たり数百円で利用でき、コストが低い

クラウド勤怠管理システムは、利用人数に応じた料金プランを設定しているものが多く、一人当たり数百円ほどで利用することができます。

クラウド管理システムを選ぶポイント

たくさんのクラウド管理システムの中から自社にぴったりのものを後悔なく選ぶには、以下のポイントに注意してみてください。

  • 機能は十分か
  • 自社の規模にあっているか
  • 自社の勤務形態にあっているか
  • 他システムと連携できるか
  • 価格が予算に合うか

企業によって会社の規模やフレックス制や裁量労働制など勤務形態が異なるので、自社の規模や勤務形態に合わないものを選んでしまうと機能が不十分であったり、必要以上にコストがかかってしまったりします。

クラウド管理システムの主な機能

クラウド型勤怠システムの主な機能には、以下のようなものがあります。

  • 打刻機能
  • アラート機能
  • シフト管理機能
  • 有給管理
  • 予実管理機能
  • 申請機能(シフト、休暇、打刻修正など)
  • 統計機能

打刻機能

打刻は、出勤時刻、退勤時刻を記録するために出勤時・退勤時に行います。

クラウド型勤怠システムでは、ウェブ上やアプリ上で出退勤ボタンを押すことで打刻できるものが一般的です。

アラート機能

アラート機能とは、勤務超過や打刻漏れを警告してくれる機能です。

シフト管理機能

シフト管理とは、シフトの申請を元にシフト作成・公開などができる機能です。

有給管理

有給管理とは、年次有給休暇の取得状況を管理する機能です。

年次有給休暇は、法律に基づき、毎年勤続年数や雇用形態に応じて付与される有給の休暇です。

付与する日数や期限などに関する規定があるので、正しく把握することが重要で、システム上で管理できると便利です。

予実管理機能

予実管理とは、労働人数・総労働時間・人件費等における、予定と実績の差を比較することです。

申請機能

申請機能とは、シフト、休暇、打刻修正などの申請・承認などができる機能です。

シフトを作成する際はもちろん、残業や休暇、打刻漏れなど、手当の支払いや手続きが必要なものを管理する際に便利です。

統計機能

統計機能とは、従業員の勤務状況をグラフなどで表し、一覧で管理できる機能です。

おすすめのクラウド型勤怠管理システム

jinjer勤怠

画像参照元:https://hcm-jinjer.com/kintai/

jinjer公式ホームページURL:https://hcm-jinjer.com/kintai/

[おすすめポイント]

  • PC、スマホ、タブレットチャットツールやApple Watch、Google homeでWeb打刻ができる。また、GPS打刻によって、直行直帰の従業員がどこで打刻したのかも確認できる。
  • フレックスや変形労働など、さまざまな勤務形態に合わせられる
  • 打刻の切り上げ・切り捨てなども規則にあわせて細かに設定できる
  • 休暇の自動付与、一括処理もできる
機能 打刻機能◎
アラート機能◎
シフト管理機能◎
有給管理機能◎
予実管理機能◎
申請機能◎
統計機能◎
対応可能な勤務形態 フレックスや変形労働など様々
他システムとの連携 人事管理、給与計算、労務管理などのシステムと連携可能
こんな企業におすすめ 従業員数が少ないため、社員人数に応じた料金プランを希望する
料金 1ユーザー300円/月
初期費用100,000円
無料トライアルあり

MINAGINE

画像参照元:https://minagine.jp/system/

MINAGINE公式ホームページURL:https://minagine.jp/system/

[おすすめポイント]

  • PCやモバイル(ガラケー)、スマートフォン(ブラウザ・アプリ)、ピットタッチの他、G suite(旧GoogleApps)やSlackを使用した打刻ができる
  • カスタマイズ性が高く、オリジナルの勤怠ルールに合わせた設定が可能
  • 多様な申請・承認ができる(深夜残業、直行直帰、有給休暇、振替休日、交通費・宿泊費、休日出勤、遅刻・早退、運転日報)
  • 勤怠管理システム上でストレスチェックをすることができる
機能 打刻機能◎
アラート機能◎
シフト管理機能◎
有給管理機能◎
予実管理機能◎
申請機能◎
統計機能◎
対応可能な勤務形態 フレックスや変形労働など様々
他システムとの連携 人材管理、人事評価システム、給与計算ソフト
こんな企業におすすめ 従業員数が多い(従業員数が多いほど割安)
料金 基本料金(月額3万円~)+人数課金(月額)
初期費用 400,000円~
無料トライアルあり(30日間)

ジョブカン

画像参照元:https://jobcan.ne.jp/

ジョブカン公式ホームページURL:https://jobcan.ne.jp/

  • PC+ICカードリーダー、PCブラウザ打刻、携帯(GPS)打刻、Slack、LINE等さまざまな方法で打刻ができる
  • 変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができる
  • 打刻の数が合わない、シフトとかけ離れた時間に打刻している、といったエラー打刻を抽出できる
  • 出勤管理、シフト管理、休暇、申請管理、工数管理を自由に組み合わせて利用でき、リーズナブル
機能 打刻機能◎
アラート機能◎
シフト管理機能◎
有給管理機能◎
予実管理機能×
申請機能◎
統計機能◎
対応可能な勤務形態 変形労働・フレックス・裁量労働など様々
他システムとの連携 給与計算、経費精算、労務管理、採用管理
こんな企業におすすめ 従業員規模が少ない〜多い
料金 1ユーザー200円~/月
追加オプション各+100円/月(シフト管理、休暇/申請管理、工数管理)
初期費用無料
無料トライアルあり

まとめ

クラウド型勤怠管理システムのメリットや機能、選ぶポイントについて理解できましたか?

こういったシステムは一度導入すると変更しづらいので、自社の勤務形態や規模、予算などに合わせて後悔のない勤怠管理システム選びを行ってください。