【例文付き】事務職の3つの評価項目と人事評価・自己評価コメントの書き方 |上司が部下を評価するときのポイントを解説

この記事では、事務職の人事評価・自己評価の書き方にお悩みの方に向けて、

事務職の社員を評価・自己評価する際の「大事な3つの評価項目」「評価コメント・改善点の例文」について解説します。

事務職の評価で重要なのは、事務職の仕事が数値化できる成果が少なく、他の職種と評価ポイントが違うことなんです。

なので、そういう事務職の特徴があるので、実は目に見えにくい丁寧な取組み姿勢を評価してあげる必要があるです。そこも踏まえて、解説していくので、最後まで読んでみてください!

しろくま先生

事務職の特徴をおさえた評価のポイントを知っておくことで、効率よく、為になるフィードバックを行うことができますよ。
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あわせて読む:【徹底比較】おすすめのコーチング5選|どの会社のサービスを受けるべき?

事務職の評価をする際に大事な3つのポイント

しろくま先生

事務職の仕事の特徴を踏まえると、評価では、以下の3つのポイントがあるよ!

  1. 業務効率化
  2. ミスがないか
  3. 丁寧な応対

なぜなら、事務職の仕事は、数値化できる成果がなく、単純業務を着実に、効率的にこなすことが求められるからです。

なので、事務職の評価では、日頃の行動や改善ができているかに着目しましょう。

しろくま先生

では、それぞれの評価項目について説明していきます!

事務職の評価項目1:業務効率化

事務職の評価では、業務の効率化がポイントとなります。

事務職の仕事では、ルーティーンワークが多く、ダラダラと仕事をしてしまいがちだからです。

なので、通常業務を滞りなく行えているか、単純作業を効率的に取り組むための改善を行っているかをチェックしてみましょう。

チェックポイント

  • 締め切りまでに業務を完了できているか
  • 業務の効率化を図り、作業時間を短縮しているか
  • 業務効率案をチームに共有し、部署全体での業務効率化を図っているか

しろくま先生

以上のポイントを押さえて、評価コメント・改善点の例文を見てみよう!

評価コメント・改善点の例文

評価コメントの例文
  • 締め切りの3日前には作業を完了しており、業務を素早く実行している。
  • 新しい仕事のマニュアルを作成し、作業の引き継ぎを効率化している。
改善コメントの例文
  • エクセルを活用し、自分の単純業務は自動化できている。それを部署全体にも浸透させ作業効率化を図れるともっといい。

しろくま先生

次は、自己評価の例文を見てみよう!
自己評価の例文
  • メール文面をテンプレート化することによって、30分以上かかっていた作業を15分でできるようになった。
改善点の例文
  • お昼休みの後は眠気によって作業効率が落ちている。腹八分目にしてコーヒーを飲むことで改善したい。

事務職の評価項目2:ミスがないか

事務職の評価では、ミスがないかがポイントとなります。

なぜなら、事務職の業務には、データや数値管理といったルーティーンワークが多く、ミスが多発しやすいからです。

特に総務や労務では、給与や勤務時間などの計算ミスが社内でのトラブルに繋がることがあります。

なので、「日頃の業務でミスを多発していないか」、「ミスの数を減らすことができているか」を評価の際に振り返りましょう。

チェックポイント

  • 誤字脱字のチェックをしっかりしているか
  • データ・数値の入力にミスがないか
  • 物の管理ができており、紛失していないか
  • 伝言を忘れずに伝えられているか
  • ミスを減らす工夫をしている

しろくま先生

以上のポイントを押さえて、評価コメント・改善点の例文を見てみよう!

評価コメント・改善点の例文

評価コメントの例文
  • ミスがないか確認を何度も行っており、誤字脱字のミスを週間5件ほどから2件に減らすことができている。
  • 口頭で指示したことも着実にこなせている。
改善コメントの例文
  • 通常業務のミスは減っているが、イレギュラーな業務に対して細かいミスが多い。イレギュラーでも確認を徹底しましょう。

しろくま先生

次は、自己評価の例文を見てみよう!
自己評価の例文
  • 時間をおいてチェックすることによって、誤字脱字のミスを減らすことができた。
改善点の例文
  • 資料を紛失してしまい、関係者に迷惑をかけてしまった。フォルダや書類をカテゴリーごとに整理するようにしたい。

事務職の評価項目3:丁寧な応対

事務職では、丁寧な対応ができているかが評価のポイントとなります。

なぜなら、丁寧な対応ができていないと会社のイメージダウンに繋がってしまうからです。

なので、お客様や来客に対して笑顔で対応できているか、相槌を打ちながら話が聞けているかなどが評価のポイントとなります。

チェックポイント

  • 笑顔で挨拶・対応ができているか
  • 相槌を打って話を聞いているか
  • 丁寧な言葉遣いができているか
  • 認識に齟齬がないか確認できているか
  • 落ち着いて対応できている

しろくま先生

以上のポイントを押さえて、評価コメント・改善点の例文を見てみよう!

評価コメント・改善点の例文

評価コメントの例文
  • お客様からの要望をしっかりと聞き、丁寧な言葉遣いで対応ができている。
  • 笑顔で明るく対応しており、お客様にも、周りの社員にもいい影響を与えている。
改善コメントの例文
  • お客様の対応でのミスが多い。認識の齟齬がないか確認を丁寧に行うことで改善できるでしょう。

しろくま先生

次は、自己評価の例文を見てみよう!
自己評価の例文
  • 常に笑顔を意識すること、理解できているか確認しながら説明することを心がけている。お客様アンケートでは、「笑顔で明るく、丁寧に説明をしてくれたので安心できた」と回答してもらえた。
改善点の例文
  • お昼休みの後は眠気によって作業効率が落ちている。腹八分目にしてコーヒーを飲むことで改善したい。

事務職を上手く評価・マネジメントするには

以上のように、事務職の人事評価を行うときは、以下の三つの項目を意識してみましょう。

  1. 業務効率化
  2. ミスがないか
  3. 丁寧な応対

業務内容に対して、事務処理をミスなく丁寧に実行することと効率化を両立させるようなポイントを評価することです。

しろくま先生

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しろくま先生

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出典:卒業生の声

あわせて読む:マジキャリの口コミ・評判

しろくま先生

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ニューキャリア

ニューキャリアは、独自のツールを用いて自己分析や現状分析ができるコーチングサービスです。

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自分の強み・弱みの分析を通じて、部下の強みを生かすアドバイスや弱みを克服するアドバイスの仕方を学ぶことができますよ!

メリット
  • 独自のツールを用いた自己分析・現状分析ができる
    • 具体的な行動目標が明確になることで行動を起こすきっかけとなる
  • キャリアの方向性を明確にできる
  • 部下に対して強みを活かし、弱みを克服する具体的なアドバイスができるようになる
    • 自分自身の強みの活かし方や弱みの克服の仕方のアドバイスを受けることで、部下へのフィードバックの仕方を学べる
利用者の口コミ

転職活動前は焦りと不安で納得の行く転職先が見つかるイメージができていませんでした。しかし、ニューキャリアを利用し自己分析や仕事分析、キャリアプランを見直しながら転職活動を進めることができました。

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出典:利用者体験note 27歳女性

しろくま先生

利用者からは、納得できるキャリア選択ができたという口コミがありました。無料カウンセリングでもキャリアについての悩みを相談できるので、まずは申し込んでみてみましょう!

あわせて読む:ニューキャリアの評判・口コミ|料金は高い?どんなメリットがある?

無料体験できるオンラインコーチングサービス3:ポジウィルキャリア

ポジウィルキャリア

ポジウィルキャリアは、キャリア心理学に基づいた自己分析・キャリア設計ができるコーチングサービスです。

自分がどうなりたいか、どうすべきかを言語化する過程を体験することで、部下に対して目的意識を持たせるアドバイスができるようになりますよ!

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利用者の口コミ
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出典:twitter

しろくま先生

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あわせて読む:ポジウィルキャリアの口コミ・評判

無料体験できるオンラインコーチングサービス4:コーチェット

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コーチングを受けながら学ぶなら【CoachEd】は、コーチングスキルを身につけることでマネジメント力を高めていくというマンツーマンのコーチングスクールです。

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    • 部下の自立を促すマネジメント方法を受けながら学ぶことができる
利用者の口コミ

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出典:受講生の声

関連記事:コーチェットを始めるべきか?|評判や口コミを徹底解説

しろくま先生

CoachEdでコーチングを身につけることによって、マネジメントに役立つとの口コミがありました。

無料でコーチングの体験や、トレーニングの詳細を聞くことができるので、まずは無料のプレコーチングを受けてみるのがおすすめです!

まとめ|事務職での評価スキルを向上させるためにコーチングを身につけよう!

今回は、事務職を評価する際の「大事な3つの評価項目」「評価コメント・目標の例文」について解説しました!

  1. 業務効率化
  2. ミスがないか
  3. 丁寧な応対
事務職では、業務の効率化と事務処理のミスのなさ、丁寧さを両立させるような評価してあげることが大切なんですね…!

ペンギンくん

しろくま先生

そうなんです!

評価コメントを通じてその気付きを与えてあげることが重要ですよ

事務職の評価・フィードバックで日頃の業務を振り返り・改善することで、業務の生産性向上などにつながります。

評価のポイント・コメント例文を参考にしてみると良いでしょう!

関連記事:【例文付き】職種別の人事評価・自己評価のコメントの書き方

ありがとうございます!部下の評価に活かしてみます!

更にレベルアップするためにコーチングも無料体験してみます!

ペンギンくん

しろくま先生

はい、例文を参考としながら色々と工夫してみてください!

最後にもう一度、コーチングの会社をまとめておきますね!

  1. マジキャリ 
    顧客満足度92%!部下のモチベーションを上げるフィードバックができるようになりたい人におすすめ!
  2. ニューキャリア
    ➡現状の課題と具体的なアクションプランをアドバイスできるようになりたい人におすすめ!
  3. ポジウィルキャリア
    キャリア心理学に基づいたコーチングが受けられる!部下のキャリアに関する的確なアドバイスができるようになりたい
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しろくま先生

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しろくま先生

事務職の仕事が辛くて辞めたいだとか、今後のキャリアについて悩みがあるという人は、以下の記事もあわせて読んでみてください!

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