資料作成代行会社に外注するなら？おすすめの制作会社と準備すべき10ポイント

資料は、新卒向けの会社説明会や中途採用での面接、営業での会社紹介などさまざまな場面で活躍しますよね。

この記事では、「資料作成を外注したい!」という方に向けて、

おすすめの制作会社と資料作成代行に外注する前に準備すべき10ポイントを解説します。

おすすめの資料作成代行会社

おすすめの資料作成代行会社1：バーチャルプランナー

バーチャルプランナーは、業界No.1のパワーポイント資料作成代行会社です。

600社以上のパワーポイント資料の作成実績があり、スピーディに対応してくれます。

バーチャルプランナー公式HP

失敗しない資料作成代行会社の選び方のポイント

ポイント1：コミュニケーションのとりやすさ

スムーズに資料の制作を進めるには、希望をしっかり伝えることが重要です。特にデザインなどのクリエイティブに関することはうまく伝わりづらいため、何度も修正が必要になってくるポイントです。なので、対面もしくはオンラインで相談でき、しっかりコミュニケーションをとってくれる外注先であるかや担当者との相性もチェックしてみてください。

ポイント2：デザインの実績

外注先によって作れるデザインや得意なテイストが異なります。イメージしている資料が作れるか実績を見て判断しましょう。

ポイント3：修正回数

満足のいく資料を作成するためには、納品してもらった資料を確認し、修正してもらうことが重要です。制作会社によっては修正回数に制限があり、2〜3回までが一般的です。修正回数無制限のところもあるのでチェックしてみてください。

ポイント4：オプション

より質の高い画像やイラストなどを使用する場合は追加費用が発生する場合があります。後で予算オーバーしてしまったということがないよう、オプション内容や費用についても確認しましょう。

よりかっこいい資料を作成したいのであれば、オプション内容とオプション費を含めた見積もりを出してもらうようにしましょう。

ポイント5：複数社から提案をもらう

資料作成にかかる費用や期間、作成できるデザインは会社によって差が出る場合があります。納得のいく資料を作成できるよう複数社から提案をもらい、比較して検討しましょう。

バーチャルプランナー公式HP

資料作成代行に外注するとどれぐらいの期間で完成する？

企画・構成、テンプレート作成、デザインを外注する場合

企画・構成、テンプレート作成、デザインを外注する場合は、準備状況や枚数やクオリティなどにもよりますが、2週間〜1ヶ月が目安となります。

テンプレート作成・デザインのみの場合

内容や構成は完成しており、テンプレート作成・デザインのみを外注する場合は、準備状況や枚数やクオリティなどにもよりますが、2週間が目安となります。

資料作成代行に外注する前に準備すべき10ポイント

ポイント1：資料の目的を決める

まず、何のための資料を作成するのか明確にします。10分間の会社説明に使用するのか、30分以上の会社説明に使用するのかなどによって枚数や1枚に載せる情報内容などが異なります。

目的を明確にしておくことでよりスムーズに見積もりや企画・構成を進めることができます。

ポイント2：外注する目的を決める

外注する目的を明確にする必要があります。外注することによってかっこいい資料を作りたいのか、人手が足りないから費用を抑えて早く作ってもらいたいといった目的が例としてあります。

外注する目的によって制作会社を選ぶ基準も異なります。外注することによってコストを抑えたいのであれば手軽な価格であることを重視すべきです。期限が迫っており、なるべく早く制作したいのであればスピーディーに制作してくれるところがいいでしょう。よりクオリティが高い資料をつくり、候補者に魅力を感じてもらいたいのであればデザインの実績やオプションの充実度などを軸に探す必要があります。

こういった目的の優先度に合わせて評価基準を設けることで早く外注を進めることができます。

ポイント3：会社説明資料の枚数を決める

資料を使って説明する時間に合わせて必要な枚数を決めます。

一般的に1スライド平均30秒〜1分で説明するので、資料の枚数の目安は以下のようになります。

期間や費用に余裕がある場合は30枚〜60枚の資料の作成を外注し、必要に応じて使用するスライドを選んで使うといいでしょう。

ポイント4：どの段階から外注するか決める

資料の外注できる工程は主に以下の4つに分かれます

• 企画・構成
• テンプレート作成
• デザイン(文字・図形の大きさ、配置のバランス調整)
• オリジナルコンテンツの作成(グラフ・図形など)

企画・構成を外注する場合は、スライドの項目と枚数、内容などをヒアリングして作ってくれます。

テンプレートは、スライドの表紙・目次・中扉・ヘッダー・フッダーのデザインを統一して作成したものです。テンプレートはスライドのデザインの印象を大きく変えるものなので重要です。

デザインは、文字・図形の大きさ、配置のバランス調整といったスライドの中身のデザインを指します。

オリジナルコンテンツは、グラフや図形など要望に合わせて作成します。制作会社によってはデザインにオリジナルコンテンツの作成も含めているところもあります。

どの段階を外注するかによって制作スピードや費用が異なります。自社でどれぐらい準備できるのか確認して決めましょう！

ポイント5：予算・納期を決める

予算や納期が決まっていると数多くある制作会社の中から条件で絞ることができます。至急外注したい場合はなるべく早く制作できるところを探してみましょう。

ポイント6：構成を決める

資料で何を伝えるのか、どういう順番が的確か、それぞれの項目を何ページにするか決めると早く外注を進めることができます。

30枚の会社紹介資料の構成の例を参考にしてみてください。

ポイント7：デザインのイメージを決める

かっこいい雰囲気、ポップな雰囲気、シンプルなどデザインのイメージを決めましょう。会社の雰囲気にあったものがおすすめです。

ポイント8：内容を決める

構成に基づいてどんな内容を入れるか決定します。コンテンツは以下のような25項目が例としてあります。枚数や伝えたいポイントの優先度に合わせて検討してみてください。

ポイント9：情報・データを揃える

コンテンツが決まったら使う写真や業績・社員構成などのデータを集めましょう。外注する際にはこれらの情報・データが必ず必要になるので準備しておくと早く進めることができます。

ポイント10：文章を考える

どの段階から外注するかにもよりますが、文章も自社で大まかにでも考えておくと早く作業を進めることができます。文章内容を考えてあると見積もりの際に値下げしてくれることもあります。

資料作成代行会社に外注する際の手順

手順1：問い合わせ

まず、制作会社に電話もしくはメールでお問い合わせをし、打ち合わせの日程調整を行います。打ち合わせまでに見積もりのために必要な情報や書類を準備しなければならないので、事前に準備をするか余裕を持って打ち合わせの日程を組むことが大事です。

手順2：打ち合わせ

用意した資料をもとに資料の構成・内容・デザインの希望・予算をヒアリングしてくれます。この段階でしっかり準備できていないと見積もり以上に費用がかかってしまったり、希望を伝えきれず修正が必要になり制作に時間がかかってしまいます。

手順3：提案・見積もり

打ち合わせの内容を元に資料の構成や内容・デザインの提案・費用の見積もりを提示してくれます。提案内容や条件に不備がないかチェックしましょう。

手順4：発注

注文書をメールで送信し、発注手続きを行います。

手順５：作成

追加のヒアリングや確認を行いながら資料を作成してくれます。追加の希望があれば早めに伝えておくことがポイントです。

手順6：納品・修正

完成した納品物を確認し、フィードバックを元に修正してもらいます。

よくある質問・Q&A

関連記事：会社資料を作る前に知っておくべき8つのポイント

まとめ

この記事では、資料作成を外注する前に準備すべき10ポイントと外注先の選び方のポイントについて解説しました。

早く資料の外注先を探す、制作を早く進めるためには目的や作成イメージを明確にすることが重要だと分かりましたね。

また、制作会社を選ぶ際にはコミュニケーションの取りやすさやデザインの実績や修正回数などにも注意して、比較して検討してみてください！